回歸辦公室三部曲 – Steelcase實戰經驗分享
許多Steelcase的客戶正在思考如何讓他們的員工回到辦公室，並詢問要如何辦妥這件事。在過去的一年裡，因為經歷了兩次將員工帶回Grand Rapids園區 (Steelcase美國總部) 的機會，Steelcase學到了很多事情。2020夏天和秋天時，美國疫情趨緩並漸漸受到控制，園區有大量的員工回歸，但在11月感染率激增時，Steelcase立即轉換回在家工作的狀態。
這些經驗讓我們有機會了解到，針對這次流行病中可行與不可行的應對方式。過去的幾個月中，Steelcase根據這些經驗改進了帶員工回到辦公室工作的方法，並設計出一個更周到的體驗來幫助員工度過這個過渡時期。
一項麥肯錫最近的研究指出，針對過渡到回辦公室工作之後的下一個階段，策略規劃和員工溝通是關鍵因素，雖然大多數的企業組織聲稱將接受混合型工作方式，卻有68%的企業沒有明確的傳達後疫情時代裡如何實行工作的願景。缺乏具體細節使員工感到焦慮，無法清楚理解對於工作的期待是甚麼。
“隨著企業領導者規劃通往後疫情時代的道路時，即使計畫尚未完全明朗前，仍然需要更頻繁地與員工溝通。那些能夠清楚闡明關於未來辦公場所具體政策和方法的企業體，不論在員工身心健康和工作產能方面，都有著明顯的增長。”
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LINC (Steelcase的學習與創新中心) 的新社交中心，其設計是為了支援餐飲和社交活動，以及在開放型辦公室裡的協作。活力滿滿的空間就像是磁鐵般，可吸引人們聚集一起。
2020秋天，Steelcase親自體會到這一點，當時不管是對於在辦公室工作，或是員工回歸後的期望，並沒有如想像中清楚；爾後，Steelcase才意識到需要更明確、更頻繁地與員工分享回歸的計畫。
2021春天，Steelcase加倍努力，制定了一個透明的計畫，以加強員工回到辦公室工作的意願。Steelcase向員工傳達在辦公室維護每個人安全的措施，因應最新靈活工作的策略並對領導團隊進行調整，清楚說明公司為了平衡在辦公室與異地工作的方式而產生的期望。
Steelcase同時也了解到重複性是關鍵，也就是需要在一段時間內以多種方式重複告知資訊。人類的大腦對變化有抵抗力，經過一年不停的變化和適應，人們早已疲憊不堪。正當每個人都適應了遠距工作的 ”新常態” (new normal) 時， 又有新的變化產生。
整個Steelcase Grand Rapids園區裡，有著許多工作空間放置著 ”Instagrammable moments” 標誌，讓員工可以藉由上傳照片到Instagram，來記錄他們回歸辦公室工作的片刻。
Steelcase鼓勵員工在休息空間中拍照，將照片上傳到社交媒體，並附上#WelcomeBackToBetter。
選擇 + 掌控 - 混合式工作法原則
Steelcase已實施超過10年的彈性工作 (或自由移動工作方式 mobile work)，並將 “選擇與掌控” 做為指導原則。Steelcase相信人們應該根據他們需要做的事情，和需要與誰一起工作，對工作方式、地點和時間有選擇權和掌控權。為此，Steelcase更新了員工的選擇與掌控原則，為後疫情時代中的混合型工作策略提供基礎，並與員工分享 (見下方Steelcase混合型工作策略)。
在新冠肺炎蔓延之前，Steelcase也認知到其原本的選擇 + 掌控原則並未平等地應用到整個公司的團隊和領導階層。為了提高執行的公平和公正性，特此為員工和領導階層開發了具指引性的討論工具，並訓練人力資源業務夥伴來指導新的原則。
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Steelcase 混合型工作策略 – Steelcase Hybrid Work Policy
每天有目標的選擇工作地點，以及工作方式。
在Steelcase，我們相信當大家一起工作時，成效會變得更好。據研究成果表示，當我們在一起時，團隊能建立信任，社交學習能夠蓬勃發展，協同合作也會效果加倍。因為我們所做的工作和共同工作的人們，讓我們的工作變得意義。
我們期望辦公室成為自己主要的工作場所，因為那是我們聚集在一起學習、教學、創新和接待客戶的地方，也是讓我們建立企業共同體的歸屬感，和之所以獲取別具深意進展的重要原因。
我們也相信給予人們工作方式、時間、地點的選擇權和掌控權，可以達到對於工作的承諾，並交出工作成果。我們相信你能運用時間，並出現在你所期望使用的工作場所，盡你最大的努力完成份內的工作；這可能會隨著你在辦公室裡走動、花時間與我們的客戶或供應商相處、或在家裡處理工作、還是在你的工作生態系統之間移動，而每天有所改變。
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一項實施分段回歸辦公室的全球架構
Steelcase所做的調整是將規劃團隊一直使用的員工回歸三階段，變成一個更明確和透明的溝通工具。該架構是以神經科學為根據，整理成一個可以提升員工逐漸回歸辦公室的策略，幫助員工了解他們在回到辦公室時應有的期待，藉以加強整體對於混合型工作模式的期望。
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在LINC (Steelcase學習創新中心) 的咖啡廳，以及其他空間中有著展示未來辦公空間的參考圖片，讓員工得以了解到空間裡的配置將會在近幾個月內被更新。
對於企業組織來說，這是個稀有的轉變時刻、一個可以重置企業的機會。
DONNA FLYNN | Vice President, Global Talent Steelcase
Steelcase將這項架構推廣至全球所有 “回歸辦公室” 的團隊；由於每個城市都處於不同的回歸階段，這個架構可面對獨特的當地情況，因應不同的工作地點做出變化。以下是Steelcase在美國密西根州Grand Rapids的辦公室，所實施分段回歸情況：
邀請 INVITE
在Grand Rapids的辦公室為了健康和安全而重新設計，從2020年5月開始開放。從那時起，已有一些團隊定期進入辦公室，因為他們工作的性質必須在辦公室才能完成工作。當感染率偏高的時候，Steelcase使用 “邀請階段” (Invite Phase)，邀請任何員工到辦公室工作，前提是辦公室對於員工來說是最好的工作地點，但同時也認定對大多數員工而言，”在家工作”是預設的工作地點。在這個階段期間，需要使用實際產品工作、設計或管理設施的團隊，或自認為在辦公室裡工作更具生產力的人，則頻繁地回到辦公室工作。
鼓勵 ENCOURAGE
鼓勵階段 (Encourage Phase) 被設計成一個過渡時期。鼓勵員工回到辦公室，重新認識空間，與同事重啟聯繫，並開始改變過程。在這段時間裡，Steelcase鼓勵員工逐漸增加他們待在辦公室的時間。在啟動 ”鼓勵階段” 的期間，美國疾病管制與預防中心發布了關於配戴口罩的新指南，這正好有助於Steelcase員工回歸計畫，可以安全地鬆綁對已完全接種疫苗的員工配戴口罩的要求。
期待 EXPECT
在這一階段裡，Steelcase希望員工能夠進入混合型工作的新常態，並將辦公室視為主要的工作場所，因為Steelcase相信當所有員工在一起時，一切就會變得更好。員工可與他們的主管確立輪流工作的協議。這個階段期間，新的工作習慣和常規能夠被建立起來，歸屬感和企業社區感也會被重置。
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隨著Steelcase從邀請到鼓勵，再進入期待的階段，許多員工漸漸地增加回到辦公室工作的比例，而現在已達到疫情前員工出席率的86%
一個稀有的機會
對於企業組織而言，能夠有這種轉變、重置的機會非常稀有。回到辦公室工作可以代表著回到疫情尚未發生的辦公空間與企業文化，或是向前躍進到一個後疫情時代的未來。甚麼樣的行為、或實行工作的方式，是你想要鼓勵你的企業的呢？
Steelcase展現出想要設計企業文化轉變的企圖心，將不同種類的團隊，包含設備、設計、IT、人力資源和溝通部門聚集起來，在主要的企業園區內一同創造新的辦公空間與工作體驗，以便推動改變。Steelcase並不希望員工回到早已在2020年放棄的辦公空間。那麼，要如何以一些新的空間，和新的體驗來鼓勵員工？如何才能讓員工回到一個更好的辦公環境，一個讓員工感受到安全、又能發揮工作產能，還可以深受啟發的辦公室呢？
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Steelcase 使用三大原則來引導園區員工回歸Grand Rapids
健康＋安全第一 Health + Safety First
保護員工的健康＋安全一直以來都是Steelcase的首要任務，遵守美國疾病管制與預防中心的指南，實施以科學為依據的規範，進而創造一個安全的工作環境。
清楚明瞭＋溝通 Clarify + Communicate
研究顯示，當回歸辦公室的時候，員工期望有更多的自主權和靈活性。混合型工作模式會繼續存在，每間企業組織將需要發展一個符合自己企業的觀點；Steelcase花了些時間深思熟慮後，重新定義和更新後疫情時代裡員工的期望，並為了讓員工有清楚明瞭的認知，採取頻繁的溝通方式。
用新體驗吸引人 Entice with Experiences
Steelcase把回歸辦公室的規劃做為一個員工體驗設計的挑戰。在2020年了解到當一個人的第一印象是不感興趣、模糊曖昧或感受到壓力時，他們就會抗拒回到企業園區工作。Steelcase希望員工感受到的是被支援、被理解、也被傾聽的，並且會因為回歸辦公室，與同事在一起工作而感到興奮。此外，還希望員工不管是單獨還是與團隊一起時，都能更有效率；因此設計出各種新的空間和體驗，激勵員工並重建企業社區感。
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重新聚在一起使所有人都重新獲得了活力，因團聚而起的興奮與喜悅無比深刻。員工之間互相慰問、了解彼此在工作和生活上的近況，信賴感也再度油然而生。不經意的相遇讓每個人從側面獲得關於公司更豐富的觀感；實習生和新進員工對公司也能有更具真實性的了解；人們肩並肩，以新的混合模式一起工作。Steelcase始終認為 “當我們在一起的時候，我們會變得更好”，這並不代表員工必須工作的時時刻刻、一星期40個小時都聚在一起，而是意味著辦公室是員工可以聚在一起學習、聆聽、共同創作、再生信任感、減少摩擦、並以創意解決問題的場所。辦公室沒有死，辦公室依舊是有活力的存在，而且，辦公室的未來就在於「人」。
空間做為催化劑
Steelcase使用了最新關於人們最在意的、以及新的設計原則 (我 + 我們、從固定的到流動的、開放＋封閉、將數位＋實體融合使用)，改造了Grand Rapids整個園區的空間。更新後的空間只為創造更好的工作體驗，員工可在其中工作，並與同事在視訊上和視訊外皆能重新連繫。
在這些變化中，Steelcase的學習與創新中心 (LINC) 有了一個新的社交中心 (Social Hub)，旨在支援社交和餐飲活動，以及在開放型空間配置裡協作。這個充滿活力的空間是員工進入大樓後第一個看到的場所，這個場所就像是磁鐵般吸引人進入。主要的員工空間重新規劃，提供員工許多隱私和專注工作的空間選項；科技的提升支援著混合型協作；輕鬆的工作環境造就更多偶然的交流，這種人與人巧遇的機會是無法在遠距工作時發生的。開放式的空間設計中有著可靈活使用的家具元素，人們可以隨著需求輕易地搬動來改造空間。
原型測試空間鼓勵人們適應混合型工作模式，使用新的科技，並測試新的行為。
QR Code讓員工可以針對新的產品和體驗分享最真實的反饋，例如這個Meeting Owl Pro
新的互動
Steelcase團隊在整個企業園區內設計了不同的互動，實驗與協助測試一些假設。這樣的實驗至為關鍵，當員工回歸辦公室後，讓Steelcase得以了解員工行為的轉變，以及如何才能為員工提供最佳的協助。員工被邀請在原型測試空間裡工作，以新科技支援混合型協作，並提供關於測試的反饋。反饋可經由QR codes蒐集，並成為設計過程中的一項紀錄，藉以進行滾動式改善。
此外Steelcase從過去的經驗中學習到食物和運動設施對於鼓勵人們回歸辦公室的重要性。正如Steelcase的理解，如果不提供這兩項的話，成功回歸辦公室的計畫將有所阻礙。為了提供健康的食品和飲料選擇，Steelcase與其食品服務供應商－金巴斯集團 (Compass Group) 合作，讓員工在一天中有更多的選擇與掌控自己以何種方式、在何處獲得健康的飲食。
“Chat with Leaders” 的系列活動中，Steelcase總裁Jim Keane與其他資深的高階主管都會藉由咖啡與點心，與員工進行輕鬆的對話，坦率地交流互動。
重新關注企業社區
流行病蔓延時人們錯失了人與人之間的連結。Steelcase的研究顯示，員工想要回到一個能夠重新與其他同事，和企業組織聯繫的辦公場所。Steelcase設計了活動與體驗來幫助員工們重新聯繫，打造企業社區。每周的社區活動都在建物之間的 “生態截流系統” (bioswale) 舉辦，活動包含烤肉派對、員工組成的樂團表演、和當地非營利性組織的探訪。某些員工甚至希望與領導階層有更多非正式的交流互動，因此，Steelcase設計了簡單的 “Chat with Leaders” 系列活動，為任何一位員工提供機會，以小組的方式一起坐下來，一邊享用咖啡和點心一邊對話。這類非正式的對談機會讓員工可以發問任何問題，同時也讓領導階層聽到員工的心聲。
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本文作者Donna Flynn 自 2011年加入Steelcase，並於 2020年3月擔任 Steelcase 全球人才部門副總經理。