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是的!混合型協作不容易!

未來的辦公空間會是混合型態(hybrid),同樣地,協作方式也會是混合的。全球有68%的企業正開始實驗混合式工作模式,允許員工在某種程度上可以有部份時間在辦公室工作,剩餘的時間則在家或是異地辦公。即便是仍舊保持在辦公室工作的企業,不可避免地有些商業夥伴、供應商以及客戶會期望以遠距工作的方式聯繫,表示我們將會更頻繁地與遠距或同處會議空間的團隊成員共同混合協作。

隨著辦公室逐漸開放,領先企業組織正逐步為急速增加的混合型協作做準備,盡可能的幫助員工提昇生產力。這些企業了解促使企業創新與成長所需要的活力和氛圍,一旦員工在辦公室受到阻礙,極有可能會選擇退縮並回家辦公。.

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多用途白板、隔板、展示架可創造較為平權的工作環境,讓團隊成員可以分別展示個人的工作內容與成果。

混合型協作的複雜性

改善混合型工作方式已有15年的Steelcase設計經理-Jessie Storey說:「從現在開始,每個空間都是視訊空間。人們會花很多時間在調整攝影機角度,解決內容串流的問題,但同時也正在失去與他人連結的感覺,所以我們必須將一切簡化。」Jessie Storey指出,在新冠肺炎爆發前所面臨的問題只會更加的惡化,而配戴口罩和保持社交距離對此並沒有幫助。

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人們在工作中即將感到掙扎的問題如下:

不平權的環境 – Inequitable Environment

遠距工作時,當團隊成員無法聽到或看到彼此時,必須更努力才能讓自己有參與感。問題的根源在於實體空間和數位工具未能有效整合,導致遠距與實體空間成員的體驗與分享無法同步 (presence disparity)。

聯繫時的複雜度 – Complex Connections

當團隊視訊時,了解他人的肢體語言、與他人產生視線交流、並且同時感受到團隊的情緒與氣氛是相當困難的。

無法積極投入工作 – Failing to Engage

透過視訊分享內容時,很難兼顧在辦公室及遠距參與者一同積極投入。譬如:遠距工作的成員是否可以看到在辦公室的人正在使用白板呢?

創新力被抑制 – Inhibiting Innovation

如何啟發新創意是最困難的協作類型。保持活力能幫助團隊更積極地參與協作和激發創造力,然而,視訊很難做到這點。

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協作空間附近的personal pod,方便讓人在會議前後能有個可以專注工作的空間,或是和遠距成員進行會後視訊。

白板附近的移動式電視架,讓透過視訊開會的同事更有參與感。移動或能夠輕易搬動的桌子,讓成員清楚看到討論內容。透過筆電或其他行動裝置,遠端的參與者能近距離的看到彼此以及整個空間。

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一個混合型態的未來 + 攜帶個人行動裝置 BYOD

當企業體測試新的工作方式時,一些變數仍持續進行演化,如:多少人將參與視訊通話?員工如何擁有和共享不同類型的協作空間?甚麼樣的硬體和軟體將能保持不變?

其他的轉變則較為明確,如:一個混合型的未來,和一個攜帶個人行動裝置 (BYOD-Bring Your Own Device) 模式。BYOD模式更加的依賴員工行動裝置,而非使用該特定空間的科技整合系統。藉由支援與結合各式各樣的硬體和軟體方案,人們可以最輕鬆、最具生產力的方式與他人聯繫。

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辦公室協作將更仰賴個人行動裝置

69%

的領導者將依靠個人的行動裝置、或與空間整合科技兩者並行使用。

 

來源:Global Return to Workplace Study, March 2021
註:在調查的8個國家中,中國只有48%的企業領導者期望依賴個人行動裝置、或至少會與空間結合科技的方式進行協作。

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一系列的空間 + 科技

為了創造出最佳的混合型工作體驗,企業需要提供一系列的空間和科技整合方案,用以支援不同類型的協作,從預訂好的創意會議,到臨時一對一的討論,再到各個不同工作模式,都能找到予以對應的協作空間。Jessie Storey說:「我們需要專注讓科技和實體交織在一起。只將遠距工作的人們帶進實體空間是不夠的,我們需要藉由攝影機、聲音傳送、內容切換和光線投射…等重要的設計元素,讓遠距工作者有更好的數位呈現。」

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只將遠距工作的人們帶進空間是不夠的,我們需要讓遠距工作者有著更好的數位呈現。

JESSIE STOREY | Steelcase Design Manager

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三項創造更好混合協作主要觀念

Steelcase的研究人員、設計師和技術專家已為全球團隊開發超過10年的協作解決方案,匯總了有關如何超越距離幫助團隊工作的關鍵性研究。這些見解可以幫助企業為未來做好準備,日常的協作發生在固定地點成員和遠距參與者之間,使用各種不同的科技和高性能的空間:

Equity  平權

即使地點不同,仍努力實現公平與包容

Engagement 參與投入

在一系列的配置中設計出人性化且具吸引力的體驗

Ease 輕鬆不費力

設計出容易使用、不同種類的直覺式數位與實際體驗

平權 Equity

設計可消除不在同一地點協作的差異

使遠距和在同一地點的參與者都能在空間中移動,移動式家具和螢幕對此有幫助。有著遠距團隊成員的螢幕不應該被置於在討論內容旁邊,讓他們一直感受到好似在台上表演的感覺。

在共享和個人的裝置使用視訊鏡頭,尤其是新的團隊更需要做到這點。共享裝置 (提供會議空間的影像) 應為主要使用,個人裝置 (提供特寫影像) 為輔助使用。

藉著解決視訊鏡頭、工作和環境照明的問題,幫助人們在視訊時也能感到自信。溫暖的、強烈的LED燈可調整至剛好在頭部高度上方,並偏向一側,視訊時這樣做即能獲得最佳效果。

為了在視訊時讓雙方都能有最好的聲音效果,應考慮空間的大小、界限、材質、以及麥克風和喇叭的方向。
特意制定更多共通禮節和規範。

參與投入 Engagement

為處在同一地點和遠距的參與者運用空間和科技,以孕育自然且具包容性的交流互動

安排遠距和在辦公室中的參與者,以及數位和傳統內容的呈現,以確保平等參與。一些軟體平台與整合的技術系統可支援多個螢幕,將人和討論內容分開,創造出一個更公平的體驗。

依視訊鏡頭的視野 (如:90度、120度) 來設計,確保遠距與會者可看到人和討論內容。人工智慧視訊會議鏡頭附有廣角,且有新的方法來加強在傳統裝置上呈現的內容。

利用線上共享協作工具可提供平等的機會,並可讀取與編輯線上和傳統類型資訊,還可啟動多種不同模式的協作。

輕鬆不費力 Ease

將在多種不同的介面、螢幕和體驗之間的轉換變得簡單且不間斷

共享裝置應可輕易的連結到個人行動裝置,讓人們在有需要的時候在兩種不同的裝置上進行交流。

需確保遠距和在同一地點的參與者皆能夠清楚的看到他人和討論內容。隨著會議進行,可搬移靈活使用的家具和/或推動移動式裝置,以便在同一地點或遠距參與會議的人們獲得最好的視野。

一系列的技術體驗應可一同運作,並與不同的裝置和軟體配對使用;這是因為一家企業可能會偏好某個數位平台,但當人們對外聯繫時,仍需要使用其他不同種類的軟體解決方案。

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我們正在研究新的功能,用以確保遠距和在實體空間團隊成員都能平等地出席會議。

CYNTHIA LEE | Zoom Lead Product Manager

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任職於Zoom的產品經理Cynthia Lee說:「我們正在研究新的功能,以幫助遠距和在實體空間的團隊成員都能平等地出席會議。思考我們的平台在會議室中的呈現方式,例如將討論內容和與會者分開呈現。我們正努力改善人們與討論內容互動的方法,即使是在會議後也可以操作內容。同時也研究如何讓會議室中出席者出現在遠距參與的人面前。」

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試行‧參與‧扭轉 Pilot. Participate. Pivot

隨著人們開始對新的協作方式進行測試的同時,科技和辦公室也將持續演化。此刻正是測試新型空間的好時機,藉由配置試行空間 (pilot spaces),結合實體與數位,邀請員工參與測試任何一個試行空間,即能獲得最好的建言。員工參與,加上開放的溝通管道接收回饋意見,能使員工了解到空間尚未定案,仍有改善機會。接下來就是準備扭轉一切。人們體驗了混合型辦公空間後,將會開始調整工作方式,進一步適應新的環境、工作過程和規範。一個靈活的辦公空間能夠隨著人們的需求改變而有所進化和變更,幫助企業在未來的競爭和成長 隨時做好準備。

 

若想了解更多混合工作的方法,如何開始創造更好的空間,請至網頁下載指引:

Hybrid Collaboration Guide

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Do What You Do Better, and Have Fun at Work!

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原文網址:Hybrid Collaboration Is Hard   (原文可以觀看 Steelcase 混合工作專家小組,深度討論有關於混合型工作的實際問題,包括如何改善協作。)

延伸閱讀:如何成功執行「混合型」工作模式

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