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讓我們再一起工作!辦公室裡共用空間的未來

為什麼我會想念辦公室呢?當我們再次回到辦公室工作時,是否還會再愛上我們的辦公室?

在咖啡廳裡與同事享受咖啡的簡單時光。在舒服的辦公室裡使用白板、N次貼和電子互動白板。這指的是一個聚集了有著共同目標,且帶著正能量的人們所使用的空間。

雖然現在我們因為遠距工作而利用視訊將某些工作成功地完成,但我們仍處在需要創新和解決複雜問題的工作中掙扎。我們正錯失很重要的人類工作體驗­­­-那就是經過特別設計給孕育創造、靈活和創新的工作空間中,需要面對面一起工作的經驗,也正因這樣的規劃,才能讓企業組織更能發揮工作效率與真正的成長。

人與人之間的社交很明顯的是在建立信賴感和牢固的連結感。而我們的工作環境適時提供讓人輕鬆自然互動的契機,成就我們能夠基於長時間建立的默契適應遠距工作。

在新冠肺炎爆發之前,非正式的共用空間-亦或是輔助型空間(ancillary spaces)-也就是我們在兼具社交、合作共事、專心工作和放鬆休息的空間裡,加深了人與人之間的工作體驗。

當我們再回到辦公室時,這些我們喜愛使用的空間,將會因為安全考量而消失嗎?又或是這些空間會被改變嗎?

在分開工作幾個月之後,員工現在希望能夠回到辦公室工作的主因,即是能與其他人在一起,不管是社交還是協同工作等等,而這些是不可能在遠距的情況下進行的。這就是為什麼一個辦公室裏的空間需要多元化,才能使各式各樣的工作順利進行,特別是協同工作 ( Collaboration ) 的空間更是不可能消失,因為這樣的空間可能是員工更渴望擁有的。但是現在,這樣的空間必須進化才能更符合所謂的後新冠時代工作空間的標準需求。

新的辦公室最大的設計目標,更需要著重在滿足員工們對於社交和協同工作的需求

辦公室裡的共用空間除了幫助員工順利進行工作之外,還為工作空間帶來溫暖和活力。這個如同自家般舒服的環境持續吸引著我們,而這樣的環境也幫助我們在工作上的表現更上層樓。但是,在這樣溫暖舒適的空間中使用的軟性家飾、豐富的材料與精緻的細節,必須開始考慮安全的相關問題。而今,共用空間也必須從另一角度去思考-「空間裡該如何保持肢體距離?」,以及,為了創造一個更安全的工作環境而產生的清潔規範。針對這些員工喜愛使用的工作空間必須重新採取,或是創造一個不僅加強工作效率,更確保人們在這些空間裡能夠安全 ( be safe ) ,同時也感受到安全 ( feel safe )。

   我們試圖在建立 “ 吸引人 ” 與 ” 安全感 ”兩項空間訴求之間取得平衡                                                                                                 

人與人之間不僅僅藉由心理上的安全感來建立社交互動,進而肢體間的距離和預防措施也必須更能讓人們感到安心。同時,共用空間需要展現更多功能,這就是為什麼我們使用下列設計策略以尋求更有效的結果。

提升工作表現的空間設計準則Performance Principles

在新冠肺炎之前,Steelcase對於工作空間研究發展出一系列的空間規劃設計原則,使共用空間變得吸引人,且讓工作更具效率。在後新冠肺炎時代,那些原則依舊是用來規劃吸引社交和合作共事的空間設計基礎;並且,Steelcase運用了人口密度 ( density )、幾何排列 ( geometry ) 和分開散布 ( division )三個元素去解決新的設計挑戰:

身心靈健康 Wellbeing

共用空間可以利用設計進一步強化員工的身心靈健康。這樣的空間可使我們感到更輕鬆自在。不同的工作姿勢可以鼓勵主動的合作或是輕鬆的對話­,如此一來,自然能減輕影響工作效率的身體壓力。利用仿生學 ( biophilia ) 活用戶外元素如:植生牆和自然材質、圖案和色系,不僅改善身體健康與身心靈健康 ( health and wellbeing ),並可改善空氣品質,亦能與自然連結並舒緩我們的身心靈。研究顯示,走到戶外多接觸新鮮空氣不只對我們的心理有好處,還有可能比待在室內環境呼吸著室內空氣更安全。何況利用戶外空間可以創造不同的社交與協作空間,甚至可能會是更好、更安全的工作環境選擇。

我們更進一步去思考的話,企業組織應該視辦公室為重要工具。這個工具可以藉由孕育創新力引領成長並能維持競爭力。這表示只有在辦公室,人們可以面對面有效率的一起工作,一起同心協力將工作完成。而員工需要被確保是在安全無慮的情況下,自動自發的回到一個吸引人的辦公環境;這個辦公環境能夠提供身體上、知覺上和情緒上的健康,並且是員工自願,而不是必須回到的地方。這個地方可滿足人們想和他人連結的需求,共同擁有使命感以及社區感。這是一個為員工所愛的地方。

設計挑戰 Design Challenges

正當我們研究如何在有新冠肺炎的世界裡建立更安全的工作環境時,已經發現下列三個重要的設計挑戰-肢體距離,動線模式和空間狀況 ( spatial context )。了解距離和密度,以及它們與現存空間狀況 ( spatial context ) 中動線模式的關係,是解決不斷進化的共用空間安全設計的關鍵守則。

接下來是在新冠肺炎之前 ( Pre-COVID ) 和之後 ( Post-COVID ) 的空間設計範例,這些範例說明了在密閉會議空間和Work Café 的設計挑戰:

範例1.

密閉空間:正式的會議空間

新冠肺炎之前情境

空間尺寸:25’ ( 約7.6m ) x 14’ ( 約4.26m ) ; 350 sq ft ( 約9.8坪 )

容納人數:10人

後新冠肺炎情境1

容納人數:6人

後新冠肺炎情境2

範例 2

開放空間:Work Café

新冠肺炎之前情境

空間大小:25’ ( 約7.6m )  x 25’ ( 約7.6m )   ;625 sq ft ( 約17.6坪 )

容納人數:20人

後新冠肺炎情境1

容納人數:10

後新冠肺炎情境2

容納人數:10人

設計考量:重點策略

下方有三項重點策略,這些策略是可以被用來解決設計挑戰的工具:

人口密度 Density

在空間中減少人數以滿足6英呎/2公尺的肢體距離

幾何排列 Geometry

在將距離最大化,以及近距離面對面的方向最小化的前提下改變家具配置

分開散布 Division

藉由增加屏風或隔板來分隔人們、空間和路徑

上述策略與可提升工作表現的空間設計準則,共同創造能將人更安全的聚集在一起協同工作和社交的共用空間。當我們適應這個新世界與設計新的工作空間時,共用空間提供了未來最佳的機會,我們可以依照自身需求,靈活地去創造更大的空間距離和更緊密的聚集空間。

在共用空間裡的家具需要更能彈性使用,家具可以是獨立站著的、可以遷就空間而易拆組的,可以放在不同角度進而改變其幾何排列的,或是變成保護屏障且可成為隔屏的家具。

其他的共用空間設計考量:

  • 利用開放空間:

社交和協同工作的共同空間是建立在開放空間而非有固定牆面包圍的密閉空間。開放空間可以更輕易地在設計空間時提供更具靈活的肢體距離和動線模式。

  • 考慮提供不同設備:

在開放且共用的空間中裝設重要的工具給生產力型的協同工作,藉此將固有的共用空間轉型成可加強工作表現和安全的空間。

  • 藉由科技整合遠距會議的參與者:

在會議室裡裝置最新的視訊會議科技-相較於開放空間,這樣的設備因聽覺隱私更適合使用在密閉空間。

  • 靈活運用的設計:

藉著單人座椅和能彈性運用的模組化家具使空間能隨著需求擴大和縮小

  • 重新思考動線方向 ( 單一方向 one-way vs. 雙向並行 two-way ):

特意擺放家具位置、可當成邊界的元素和室內裝飾用以動線方向的暗示;或增加路徑動線標誌

  • 增設戶外空間:

提供團隊工作時使用的工具,藉以加強在戶外空間協同工作的可能性,進而提高其工作效率。

  • 與無觸碰式科技結合:

可在辦公室中考慮增加科技產品如:Steelcase RoomWizard,員工可以找到空間使用,並且可線上新增和管理預約空間。

 

空間發想Thought Starters

協同工作、社交、專注與休息等工作型態都發生在密閉與開放空間;然而,當考慮到人口密度、肢體距離和動線模式的時候,要如何將這兩種空間打造成安全的空間會是巨大的挑戰。在我們持續利用實際的工作空間建議守則去幫助我們的客戶,並為他們的員工去改善更安全的工作空間時,我們著重於發展吸引人,同時又能幫助員工提高工作效率的開放式會議空間,這樣的空間能夠支援社交活動和協同工作,且可以發生在室內和戶外空間。

協同工作可以是信息型的、生產力型的或是評估型的。信息型和評估型的則可藉由科技加持,有效地進行虛擬協同工作。生產力型的協同工作大部分是透過面對面的互動來加強協同工作,這樣的工作空間發想如下。

文章編譯與圖片製作:PeiChi Liao

 

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